开元游戏大厅网站会议室使用管理规定

第一章 总 则

第一条 为加强会议室管理，合理安排各类会议，提高会议室使用效率，规范会议室服务，制定本规定。

第二条 本规定所指的会议室包括学校行政楼201会议室、213接待室、601会议室、8楼会议室和知新楼西报告厅。

第二章 会议室管理及使用规定

第三条 各会议室均由综合办公室统一管理，统筹协调安排使用，并负责室内卫生清洁、绿植更换、设备设施维护保养等各项日常管理工作。

第四条 会议室的基本规格

第五条 会议室使用范围

（一）行政楼二楼会议室：主要用于学校董事会、领导班子、校领导主持召开的有关会议、学校领导参加的接待外宾及重要来宾以及处室、二级学院承办的重要会议、接待等活动。

（二）行政楼六楼会议室：主要用于学校党委会以及各单位、各部门组织的会议、接待及培训等活动。

（三）行政楼八楼会议室、知新楼西报告厅：主要用于学校年度工作会议、表彰会、中层干部会等大型会议及活动。

第六条 会议室使用规定

（一）会议室由综合办公室统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关事宜。未经综合办公室允许，任何单位（部门）不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备、音响设备和桌椅等公共物品。

（二）会议室实行预约制度。相关单位（部门）使用会议室，需提前至少半天（四个工作时）填写《会议室使用申请表》，包括申请单位、申请会议室名称、会议主题、参会人员及数量、使用时间、申请人及联系电话、安全负责人等信息，经批准登记后方可使用。

（三）综合办公室根据提交的《会议室使用申请表》进行登记，填写《会议室使用登记表》，原则上按照时间先后顺序安排会议。单位（部门）如需临时使用会议室，仍须至综合办公室填写申请表经审批后方可使用，如有冲突，综合办公室将优先安排已申请单位（部门）使用会议室。特殊情况下，经申请使用单位（部门）相互之间协商后可以调整使用顺序，并及时将协商后的结果向综合办公室报备。

（四）遇校级的紧急或重要会议、接待等，已申请使用会议室的单位（部门）应优先礼让校级层面的紧急或重要会议、接待等。

（五）校级层面会议、接待等活动由综合办公室负责承办；各单位（部门）承办的会议、接待等活动，申请人应在会议开始前30分钟到综合办公室签字确认后，由综合办公室工作人员对申请使用会议室办理现场交接。

（六）参会人员超过6人（含6人），申请单位（部门）应指定至少1名工作人员协助综合办公室工作人员共同完成会议室使用前的布置、会务服务等工作。

（七）各单位（部门）在使用会议室过程中应爱护会议室设施，特别是音响设备、多媒体设备等，未经允许不能随意移动室内设施，如确有需要应有综合办公室工作人员在场的情况下完成。如因个人原因造成设施设备损坏，须按照《固定资产损坏丢失赔偿办法》有关规定进行赔偿并给予相应处罚。

（八）与会人员进入会议室后，应自觉维护环境卫生，严禁将任何食品、饮料等带入会议室，禁止随意乱丢纸屑、垃圾，严禁在桌、椅、墙上刻、画、涂、写；如有发现，视情节严重程度给予相应处罚。

（九）会议召开期间，会务服务人员应根据现场情况及时协调相关设备的调试等事宜，以保证会议的正常进行。

（十）会议结束后，使用单位（部门）应及时清理会场，带走会议资料，将移动过的桌椅等归位，并与综合办公室工作人员联系，由综合办公室工作人员关闭音响设备、多媒体设备、空调等设备设施，经综合办公室工作人员检查合格后，关闭电源，锁好门窗，并办理交接手续后方可离开。否则，将给予相应的单位（部门）通报等处分。

附件：1.开元游戏大厅网站会议室使用申请表（下载专区）

2.开元游戏大厅网站会议室使用流程图

3.开元游戏大厅网站会议室使用登记表（下载专区）